Máquinas de oficina más utilizadas

Normalmente en las oficinas, en los despachos y en las empresas hay una gran cantidad de productos de papelería y máquinas con diferentes usos, que nos permiten llevar a cabo diversos procesos de trabajo e incluso que nos ayudan a optimizar el tiempo de algunas tareas y trabajar de una forma más eficiente y rápida.

En este artículo vamos a detallar cuáles son las máquinas de oficina más utilizadas para que tengas claro el uso de cada una de ellas y puedas saber de una forma rápida y sencilla en qué debes fijarte a la hora de adquirir cada una de ellas.

Quédate con nosotros en este artículo para aprender todo sobre las máquinas más utilizadas en la oficina.

Impresoras, equipos multifunción y escáneres

Si hay una máquina que no puede faltar en una oficina esa es una impresora o equipo multifunción. Podemos decir que son las máquinas más utilizadas y completas que puedes encontrar. Con las impresoras multifunción se puede imprimir y escanear documentos, hacer fotocopias e incluso algunas incluyen fax para el envío de documentación. Su uso permite unificar y simplificar distintas tareas y hacerlo todo desde un único dispositivo ahorrando de ese modo tiempo y recursos. Este tipo de máquinas son dispositivos muy completos que te permiten además ahorrar espacio, ya que con un solo aparato puedes hacer muchas tareas con una sola máquina.

> Cosas a tener en cuenta a la hora de elegir un equipo multifunción

• Lo más importante es saber el uso que se le va a dar al equipo y el volumen de copias o impresiones que vamos a hacer.
• El precio es un factor determinante que debes tener en cuenta, no olvides incluir en tu cálculo los consumibles (cartuchos de tinta y tóner).
• Es importante que tengas en cuenta el nivel de complejidad de la máquina así como la resolución de posibles fallos que pueda dar y el contacto y atención brindada por el servicio técnico.
• El tipo de conectividad y la opción de usar el dispositivo por varias personas de forma simultánea es un punto importante a tener en cuenta.

Trituradora o destructora de papel

En la mayoría de las oficinas se utiliza información confidencial, en documentos, facturas, datos bancarios o datos personales. El tratamiento de esa información es de gran importancia y para garantizar la confidencialidad la destructora de papel será imprescindible.

El objetivo principal de esta máquina es triturar o destruir el papel en pequeños trozos o tiras que garanticen que no se puede volver a unir el documento y evitando así que personas ajenas a la información puedan acceder a ella cumpliendo además con La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales

> Cosas a tener en cuenta a la hora de elegir una destructora de papel

• Lo más importante es saber qué uso vas a darle, no es lo mismo elegir una destructora de papel para un uso puntual en el hogar a usarlo de forma intensiva en la oficina.
• Ten en cuenta la capacidad de corte, es decir, el número de hojas que puedes destruir a la vez y la capacidad de la papelera.
• El punto más importante a tener en cuenta cuando adquieras una destructora de papel es el nivel de seguridad del corte, hay diferentes niveles desde cortes en tiras a partículas o micro partículas.
• Es importante también tener  en cuenta el tiempo de ciclo de trabajo, el ruido que la máquina hace o si destruye otros elementos como grapas, tarjetas de crédito o cds.

Plastificadora de documentos

Esta herramienta funciona para conservar de manera óptima los archivos de la oficina. Recubre los documentos con un plástico que permite conservar su calidad y mejorar su lectura. Es especialmente importante contar con una plastificadora si también necesitas transportar documentos importantes fuera de la empresa sin riesgo a arrugarse o a deteriorarse. 

> Cosas a tener en cuenta a la hora de elegir una plastificadora de documentos

• El tamaño de los documentos que quieres plastificar es el factor que hará que te decantes por un modelo u otro. En oficinas suelen utilizarse máquinas que admitan tamaños A3 ya que con ellas también se pueden plastificar tamaños más pequeños como el A4. Ten en cuenta que si eliges una plastificadora en tamaño A4 no podrás plastificar documentos de mayor tamaño.
• La frecuencia de uso también será un factor determinante a la hora de elegir tu máquina, hay plastificadoras más sencillas para un uso ocasional o máquinas más complejas para un uso más intensivo o avanzado.
• Si quieres saber más sobre las plastificadoras no te pierdas el artículo Cómo elegir una plastificadora de documentos para la oficina

Rotuladora o etiquetadora

La rotuladora o etiquetadora es una herramienta que tiene la principal función de marcar cualquier producto u objeto mediante etiquetas. Su uso está cada vez más extendido tanto a nivel laboral para el etiquetado de documentación y carpetas en la oficina como en casa para etiquetar utensilios personales, botes de cocina o artículos de papelería.

> Cosas a tener en cuenta a la hora de elegir una etiquetadora o rotuladora

• Para comenzar, lo más importante es que sepas que una etiquetadora y una rotuladora no son exactamente lo mismo, elegir una y otra va a depender de tus necesidades.
• Una rotuladora se utiliza para identificar un objeto y sus etiquetas son muy resistentes, se usan mucho en oficinas para identificar carpetas y documentos, las más conocidas son las rotuladoras Dymo.
• Una etiquetadora se utiliza para imprimir etiquetas adhesivas, es decir, que se peguen sobre cajas o sobres, su uso está muy extendido ya que con ella se consigue ahorrar tiempo y mejorar el flujo de trabajo.
• Si quieres saber más sobre etiquetadoras no te pierdas: Etiquetadora: un imprescindible en organización

Detector de billetes falsos

Si en tu empresa se utiliza dinero en efectivo el detector de billetes falsos será un producto imprescindible. Hay diferentes tipos de detectores, desde un rotulador cuya tinta se mantiene invisible cuando el billete es verdadero y que se marca en negro cuando el billete es falso hasta detectores de billetes con luz ultravioleta, que son máquinas mucho más sofisticadas.

> Cosas a tener en cuenta a la hora de elegir un detector de billetes falsos

• Como siempre, tenemos que analizar las necesidades del negocio; la cantidad de billetes a revisar y la velocidad a la que hacerlo serán factores determinantes a la hora de elegir un método de detección.
• El precio es otro factor determinante, hay mucha diferencia entre comprar un rotulador que nos permite detectar billetes falsos a adquirir una máquina más compleja y sofisticada.
• Si quieres saber cuáles son los tipos de detectores de billetes y sus características no te pierdas esto: Cómo detectar billetes falsos

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