Almacenar archivos digitales en tu oficina

 El almacenamiento de datos es fundamental en el trabajo para tener todo organizado y a mano. Gracias a los dispositivos como el usb o pendrive podemos llevar nuestros archivos de un lado a otro. ¡Descubre todos los tipos de almacenamiento!

Cómo ordenar los archivos

La organización de los documentos no solamente afecta a los documentos físicos, sino también a toda la información digital que tenemos almacenada. Muchas veces hacemos referencia al orden como algo perceptible en un espacio físico, donde nos encontramos nosotros mismos: el despacho, la oficina, una habitación, etc. Pero también tenemos que dedicar un tiempo a ordenar los archivos digitales que forman parte de nuestro trabajo.

Algunas claves para el almacenamiento de datos digitales:

• Organiza el contenido por carpetas. Y si prefieres un orden prioritario antes de alfabético, numéralas. Te recomendamos poner la fecha antes del nombre del archivo en el siguiente orden: año/mes/día de modo que tendrás la información ordenada y de forma rápida y visual sabrás que contiene la carpeta y a qué fecha corresponde.
• Dentro de cada carpeta, intenta que en la subcarpeta siga la misma regla de orden que la carpeta principal.
• Si la carpeta principal, no guarda subcarpetas y, tiene el contenido directamente con los documentos sueltos repite el primer paso para priorizar: escribe un número delante del asunto del documento. De esta forma se ordena todo de forma automática.

Tipos de almacenamientos para datos

Desde la creación del primer ordenador hasta nuestros días no ha pasado tanto tiempo como creemos, pero hemos avanzado demasiado. Y ya es posible almacenar archivos sin tener un dispositivo físico, y para ello la «nube» es nuestro mejor aliado.

Pero ¿Qué pasa si necesitamos llevar un documento encima para hacer una presentación en un lugar en el que no hay wifi o este falla? ¿y si necesitamos imprimirlo en algún establecimiento donde no hay wifi?

Los dispositivos de almacenamiento digital nos salvarán, son dispositivos sencillos entre los que destaca el pendrive o memoria USB, tarjeta SD, disco duro externo, CD y DVD. En nuestra web los encontrarás todos.

Memorias USB o Pendrive para almacenar archivos

Es la forma más cómoda y extendida para guardar documentos y tenerlos a mano, además de llevarlos con nosotros mismos sin depender de un gran espacio físico o de una red wifi. Existen distintos tipos de memorias USB, de mayor o menor capacidad y precio e incluso existe la opción de que tu mismo diseñes tus propio pendrive personalizados, con el logo o slogan de tu marca.

• Te dejamos algunos ejemplos de pendrive que podrás encontrar en nuestra tienda online:

Tarjeta SD para almacenar archivos

Utilizada para cámaras de fotos, teléfonos móviles, ordenadores portátiles… La tarjeta SD o memoria flash presenta diferentes tamaños para poder adaptarse a cada dispositivo.

• Si buscas tarjetas SD de gran capacidad y durabilidad, conoce las nuestras. Estas son algunas de ellas:

Disco duro externo para almacenar archivos

Puedes llevar prácticamente todos los archivos que tienes en tu ordenador dentro del disco duro externo, dependiendo de la capacidad. Pero existen modelos de discos duros externos que tienen mayor capacidad que un ordenador. Son cómodos y ocupan poco espacio y es importante tener siempre una copia de seguridad de todos los documentos tanto de los documentos de trabajo como de toda la información personal; fotos, informes… y para ello, la mejor opción es sin duda un disco duro externo.

• En nuestra web dispones de varios modelos con distinta capacidad y precio, aquí tienes algunos ejemplos:

CD y DVD para almacenar archivos

Los CD’s y DVD’s cada vez se utilizan menos, aunque en su día fueron los dispositivos más utilizados, junto con los disquetes, para almacenar documentos. Su capacidad se nos ha quedado corta si la comparamos con un disco duro, por ejemplo. Pero los seguimos usando para ciertas cosas como: grabar canciones, películas, vídeos de fotos…

• Recuerda que en nuestra web están disponibles y que para conseguir un mejor precio, tan solo tienes que aumentar el número de unidades y te ahorrarás un porcentaje del total del importe. Te dejamos algunos de nuestros CD’s y DVD’s:

Como podéis comprobar, almacenar datos es tarea fácil pero lo hay que saber cómo organizarlos para sacar el máximo partido a todos los archivos que generamos.

Una vez tengas organizados los archivos digitales de la empresa, toca ponerse manos a la obra con la documentación física; las facturas, los contratos y todos aquellos documentos que tenemos que guardar y almacenar durante un tiempo determinado, para ello existen diferentes opciones de material oficina archivo y documentación que pueden ayudarte.

¿Qué tipo de dispositivo utilizas para almacenar archivos? ¿Cuáles son los documentos que sueles guardar digitalmente?  ¡Cuéntanoslo!